Kontakta oss
Fyll i dina uppgifter så återkopplar vi till dig. Är du redan befintlig kund så kan du besöka vår supportsida.
AMF Fastigheter visar vägen in i framtiden!
Efter pandemin har framtidens kontor varit ett flitigt diskussionsämne i Sverige. Vilken roll spelar kontoret i framtiden, och hur ska det optimala kontoret egentligen utformas?
Hjärnforskning, noga kurerad och återbrukad inredning och teknisk innovation i absolut framkant.
Det är framgångsreceptet när AMF Fastigheter ritar om kartan för framtidens kontor – med hjälp av Simplify.
Efter pandemin har framtidens kontor varit ett flitigt diskussionsämne i Sverige.
Vilken roll spelar kontoret i framtiden, och hur ska det optimala kontoret egentligen utformas?
De frågorna försöker AMF Fastigheter just nu att besvara. För att skapa ett kontor som fungerar bra för detta har de djupdykt i vad deras organisation behöver.
AMF Fastigheter har labbat, träffat mängder av människor och fördjupat sig i forskning istället för att bara förhålla sig till trender.
Allt för att landa i en plats som tänjer på gränserna och utmanar både sig själva och andra i viljan att möta framtiden på ett sätt som utgår från människans behov. Och som utöver att främja kreativitet, kulturbygge och samhörighet, blir en arbetsplats där medarbetarna mår bra.
I stället för att fråga hur kontoret kan locka tillbaka medarbetare, fokuserar AMF Fastigheter på att alla ska ha en bra dag på kontoret oavsett hur mycket de är där.
I Mood har AMF Fastigheter haft ambitionen att skapa Sveriges kanske mest välkomnande kontor.
De ville skapa en öppen och levande plats där de tillsammans kan utmana föreställningen av vad ett kontor kan vara.
Tillsammans med andra experter inom hållbarhet, arbetsliv, innovation, design och tillväxt vill AMF Fastigheter utforska kontorets potential samt skapa en mötesplats för samtal och erfarenhetsutbyte.
Det, i kombination med aktuell hjärnforskning och strukturerad datainsamling, har varit basen när AMF Fastigheter nu utformat sitt ca 1 500 kvadratmeter stora kontor i handelsplatsen Mood i centrala Stockholm.
– Vi är alltid nyfikna på hur vi tillsammans med våra hyresgäster kan skapa de bästa kontoren för just deras verksamhet. Behoven skiljer sig alltid åt, det som är bra för en advokatbyrå är sällan optimalt för t ex ett techbolag.
Vi vet inte vad svaret på vad framtidens kontor är, men vi vill testa oss fram, utforska och utmana vad en arbetsplats kan vara. Och det gör vi nu.
Vårt nya kontor är inte bara en fysisk plats för arbete; det är en strategiskt utformad miljö som stärker vår koppling till den urbana kärnan: staden och dess aktörer, säger Hanna Mossfeldt, arbetsplatsstrateg på AMF Fastigheter.
– Vi ser nu efter att ha arbetat på vårt nya kontor ett lite längre tag att det är ett kontor där vi både mår bra och har rätt ytor utifrån vår verksamhet, och vårt behov av både mötes- och fokusytor. Det här är inte bara en nyförälskelse, det är ett kontor som verkligen fungerar.
"Ingen vet ju vad framtidens kontor kan vara eller hur det skall se ut. Men vi kände oss övertygade om att det är en plats där vi behöver samlas. " - Hanna Mossfeldt
Baserat på hjärnforskning
En sak står klar när det gäller framtidens kontor; att det fyller en viktig roll som mötesplats. Genialitet uppstår ofta i de spontana mötena – till exempel är covid 19-vaccinet en effekt av ett spontanmöte vid en kopiator.
– Ingen vet hur arbetsplatsen kommer att se ut om 30 år, men vi är övertygade om att samskapande är vägen framåt. I en alltmer komplex och föränderlig värld blir det extra viktigt att skapa laborerande sammanhang för att stärka förmågan att föreställa sig nya saker, ge förutsättningar att våga tänka stort och göra saker annorlunda. Samtidigt som vi behöver fokusytor och rum för digitala möten, vilket ofta saknas på kontoren idag.
Den största konkurrenten till kontoret är således medarbetarnas egna hem, menar Hanna Mossfeldt. – I rollen som arbetsplatsstrateg möter jag många chefer och kontorsansvariga som jobbar hårt för att förstå hur kontoret kan spela en viktig roll för företagets utveckling.
Hur ska kontoren utformas och designas för att vara värda resan dit?
Svaret: Genom att bland annat utgå från hjärnforskning.
Inredningskonceptet till AMF Fastigheters nya kontor har arbetats fram tillsammans med designbyrån Merry Monday, med inredningsdesignern Lena Nyholm samt kontorscuratorn Mia Öhrn. De har utgått från aktuell forskning kring neuroestetik och neuroledarskap för att skapa en miljö där medarbetarna mår bra och känner psykologisk trygghet.
– Inom hjärnforskningen tittar man på vilka sociala faktorer som påverkar våra hjärnor. Som människor har vi uråldriga instinkter. Vi vill tillhöra vår flock eftersom det ökar våra överlevnadschanser, säger Mia Öhrn, och fortsätter: – Därför vill vi även på kontoret skapa sociala sammanhang där man känner att man tillhör flocken. Något som lätt kan bli utmanat i till exempel ett mötesrum, om alla sitter med egna skärmar.
På det här kontoret ville vi ha en miljö där stressresponsen i hjärnan inte triggas, där alla känner sig inkluderade och avslappnade oavsett om de är på plats eller på länk.
"Jag tror att ju mer digitaliserade vi blir, desto mänskligare behöver vi också vara." - Mia Öhrn
Teknik + inredning = magi
Hela det nya kontoret är en uppvisning i genomtänkt inredning, där avancerad teknik blandas med mjuka material, konst, doft och bakgrundsljud hämtade från naturen.
– Jag tror att ju mer digitaliserade vi blir, desto mänskligare behöver vi också vara, säger Mia Öhrn.
Just att anpassa kontoret efter samtliga medarbetare, oavsett om de för dagen är på plats eller inte, är något som AMF Fastigheter fokuserat extra mycket på. Hanna Mossfeldt förklarar varför: – Kontoret måste vara bra för dem som kommer dit men det måste även vara bra för dem som inte kommer dit. Vi är hybrida, vi kommer fortsätta vara det. Den digitala utvecklingen kommer fortsätta och det hybrida är här för att stanna. Vårt kontor med de nya lösningarna möjliggör på ett helt annat sätt att kontoret också är bra, oavsett om man är på plats eller med i ett hybridmöte.
I utformningen av det nya kontoret har vi tagit fasta på att skapa en plats med fokus på välmående. Det gör vi flera olika sätt.
Kontoret är indelat i zoner som representerar olika årstider med tillhörande färgscheman och formgivning, som var och en är avsedda att inspirera till specifika känslor och handlingar — från energiskt och kreativt arbete till eftertanke och återhämtning. Här har vi försökt att väva in all teknik på ett diskret sätt, och samtidigt försökt skapa känslan av en levande miljö, inspirerad av naturen när den är som frodigast, eftersom det är något vi mår bra av.
Tekniken används också för att skapa trygghet. Att arbeta på ett kontor där medarbetarna inte har fasta platser kan upplevas ovisst, då man inte vet var man kommer sitta för dagen, vem man har bredvid sig eller om det kommer finnas lediga konferensrum. Med AMF Fastigheters nya teknik är det enklare än någonsin att få en överblick kring dessa frågor.
Mia Öhrn påtalar att de bästa tekniska innovationerna är de som tillför ett tydligt mervärde, utan att märkas.
Som exempel lyfter hon en så kallad ”voice lift”-teknologi, där diskreta mikrofoner i taket med hjälp av AI uppfattar vem som pratar och förstärker ljudet genom högtalare till övriga i rummet.
– Det är helt underbart. Vi använder det i ett av de största konferensrummen. Man kan vara 25 personer därinne, men behöver aldrig höja rösten när man ska prata. I stället kan man prata i lugn, mänsklig ton. Det gör att man undviker känslan av att man skriker till varandra, och skapar en otrolig mötesupplevelse. Samtidigt fungerar det även bra om någon är med digitalt, som då hör och hörs över hela rummet.
Samma teknik används även i Moodlabbet, kontorets stora, öppna eventyta.
– Jag är van vid att stå på scen och föreläsa, säger Mia. Det innebär ofta en procedur där man får en mikrofonmygga, man vet aldrig var man ska sätta dosan och det blir lätt lite stressat. Här är det bara att gå upp på scenen och prata, så fångar mikrofonerna upp din röst. När teknik fungerar intuitivt på det här sättet kan man bete sig mänskligt, och då blir allting så mycket bättre.
Innovativ Datainsamling
En detalj som gör att AMF Fastigheters kontor sticker ut är att man samlar in data från det egna kontoret. Man använder Neowits innovativa och öppna plattform för Smart Office, där man med fristående, närvarodetekterande sensorer tillsammans med inbyggda sensorer i kontorets Cisco Webex videosystem, får automatisk datainsamling från kontoret.
Tekniken gör även att AMF Fastigheter löpande får in information om hur och när olika skrivbord och mötesrum används. – Det är ett fantastiskt verktyg. I stället för att gissa hur kontoret används får vi nu fakta. Utifrån datan kan vi få en bättre förståelse. Hur påverkar en färgsättning eller en möblering, gör det att vi tillbringar mer eller mindre tid i rummet? Datan kan sedan också användas för att optimera vårt eget kontor, men det är också ett sätt att lära oss mer om beteenden så vi kan vara ännu mer rådgivande till hyresgäster, säger Hanna Mossfeldt.
Smart Office
Lösningen för Smart Office innebär i praktiken flera fördelar för personalen, så som att ett tomt konferensrum automatiskt visas som upptaget när någon går in i det. Motsatsen gäller även vid så kallade Ghost meetings, när deltagarna för ett bokat möte inte dyker upp. Om det händer frigörs i stället konferensrummet och blir direkt tillgängligt för övriga medarbetare.
Simplify som partner
Simplify har varit en aktiv partner under hela arbetet med AMF Fastigheters nya kontor. När arbetet inleddes fanns ingen färdig teknisk lösning för det som AMF Fastigheter ville uppnå – den lösningen har i stället tagits fram tillsammans med Simplify. All teknik som valdes ut till kontorets mötesrum och sociala ytor har sedan levererats och installerats av Simplify.
– Tidigt i processen trycktestade vi tre olika leverantörer, och då stack Simplify verkligen ut. De var snabbt på plats hos oss och delade med sig av sin erfarenhet och sina idéer. Det stod snabbt klart för oss att de ville något mer än att bara sälja produkter; Simplify visade en stor innovationsgrad och var tydliga med att man ville vara med och göra det så bra det bara gick, säger Elias Merta, IT-systemtekniker på AMF Fastigheter.
Utöver Simplifys erfarenhet och förändringsvilja, lyfter Elias Merta särskilt även Simplifys servicedesk och teknikerteam.
– Det är väldigt tacksamt att kunna ta del av den servicen. De löser allting snabbt och på ett bra sätt. I min roll märker jag det jättetydligt – jag behöver inte vara engagerad i allt utan kan i stället få tid över till andra uppgifter. Med Simplify som partner är jag trygg i att vi har de bästa lösningarna för våra behov, och att allting alltid fungerar.
När Elias Merta summerar det nya kontoret utifrån ett tekniskt perspektiv konstaterar han att resultatet trumfar hans förväntningar. – Historiskt har mötesrum alltid varit en huvudvärk för mig. Ska det vara kabel, ska det vara trådlöst? Vilken hårdvara ska man ha och hur ska man få det att fungera? Med våra Cisco Webex videosystem som är registrerade som Microsoft Teams Rooms, MTR-system, har vi nu lösningar som är intuitiva och fungerar otroligt bra. Vi hade förberett lathundar för alla rum, men märkte snabbt att de inte behövdes. Det får man säga är ett väldigt bra betyg.
"Vi kan få in statistik på faktisk användning och med den datan så har vi möjlighet att utveckla kontoret och hela tiden förfina och förbättra.
Det är något som vi tillsammans med AMF Fastigheter siktar på att göra."
- Per Svensson
Utvärderas och följs upp
Den data som samlas in från kontoret innebär att AMF Fastigheter nu i realtid kan analysera hur kontoret faktiskt används. Datan kommer sedan att användas för att löpande anpassa kontoret efter medarbetarnas beteenden och önskemål.
– Det enda vi egentligen vet om framtidens kontor är att det hela tiden kommer förändras. Det som är optimalt i dag är inte optimalt i morgon. Det är också därför som datainsamlingen är så viktig – då utgår man från fakta i stället för att gissa. Jag ser verkligen fram emot att utvärdera det här tillsammans om ett år, säger Moa Lilja, marknads- och försäljningschef på Simplify.
– Vi är många som gör anspråk på framtidens arbetsplats, där merparten arbetar kring samma tes men med olika inriktningar. Det är otroligt spännande när experter från olika områden samlas för att arbeta mot en gemensam helhet. Att få samarbeta med AMF Fastigheter i denna utformning och att få se slutresultatet, deras arbetslokaler, gör oss verkligen stolta.
Det är både lärorikt och häftigt att vara en viktig del i skapandet av framtidens kontor – på riktigt!