Digital HR-framtid för Nouryon – med hjälp från Simplify

Nouryon hette tidigare Akzo Nobel och är med sina 1 700 medarbetare ett av Nordens största kemiföretag. Med så stor personalstyrka, fördelad över många olika orter och i många fall med medarbetare som varit anställda i flera decennier, samlar en HR-avdelning snabbt på sig ett digert arkiv av personalakter som ständigt växer och som enligt lag måste arkiveras och skyddas.

Långt samarbete

För ett företag av Nouryons storlek innebär det att det fysiska utrymmet som akterna tar upp till slut blir enormt och att det är allt annat än smidigt att hitta det som söks. Utifrån dessa utmaningar bestämde sig Nouryon därför för en tid sedan för att digitalisera hela sitt HR-arkiv – och valet av leverantör föll på Simplify.

– Vi har haft ett starkt samarbete med Nouryon under en lång tid, och när vi fick höra om den här utmaningen blev vi väldigt engagerade i att lösa uppgiften på bästa sätt, berättar Andreas Nilsson, ansvarig för print och dokumenthantering på Simplify, och fortsätter:

– Ett sådant här arbete innehåller flera delar. Först ska datan från dokumenten sorteras ut. Därefter ska den digitaliseras, vilket hos Nouryon skedde genom att den scannades. Sedan ska den sorteras och taggas med meta-data, innan den slutligen importeras till personalsystemet som i det här fallet är People’s Doc.

Specialanpassad lösning

Även om de olika delarna av en sådan här process är tydligt definierade, finns inget facit för hur man sedan genomför arbetet. I det här fallet skapades en kundanpassad lösning, där man med hjälp av flera olika programvaror och egen hårdvara kunde bygga upp en arbetsstation på plats hos Nouryon, där en konsult från Simplify sedan genomförde arbetet självständigt.

Tidigt i processen upptäcktes att arbetet var långt mycket större än planerat. Arkivet innehöll akter som bitvis var uppemot 60 år gamla, och Simplifys team flaggade för att kunden själv behövde rensa bland underlaget för att inte spräcka budgeten.

– Det här var något som jag måste säga imponerade på mig. Simplify sade helt enkelt stopp och bad oss hjälpa till, i stället för att låta timmarna gå och plocka in pengar. Jag uppskattar verkligen leverantörer som är ärliga och jobbar på det sättet. Det skapar ett förtroende och gör att man som kund känner sig trygg, säger Ingela Andersson, HR Operation Manager på Nouryon.

Enklare hantering

Efter att Nouryon klivit in och gallrat i materialet kunde arbetet fortlöpa enligt plan, där alla akter scannades och taggades. Utfallet blev att Nouryon i dag har ett helt digitaliserat HR-arkiv, där samtliga akter är taggade med relevant metadata vilket gör det mycket enkelt att hitta rätt information. All ny information förs också direkt in i samma system, vilket gör hela HR-avdelningens arbete avsevärt mycket smidigare.

– Vi har fått otroligt smidig hantering inom företaget, där det också är enkelt att sprida access till informationen. Tidigare är det vi på HR som haft access, men nu kan även medarbetarna enkelt se sin egen personalakt, och det är enklare för cheferna att hantera dokumenten för deras anställda, säger Ingela Andersson, och fortsätter:

– Det känns jätteskönt att ha fått det här på plats, och vi är mycket nöjda med Simplify som leverantör. De hade en smidig lösning och kunde hjälpa oss snabbt. Det var tydligt att man hade den tekniska kompetensen och vi hade bra kommunikation under hela projektet. Nu ser vi fram emot att använda den här lösningen under många, många år framöver.

Vill du veta mer om hur Simplify kan hjälpa dig med att digitalisera din dokumenthantering? Hör av dig till vår expert Andreas så berättar han mer!