6 strategier för att lyckas med ett hybrid event

Som vi skrivit om i våra tidigare blogginlägg är det hybrida arbetssättet här för att stanna. Vi har anpassat oss och majoriteten tycker om flexibiliteten med den hybrida arbetsmodellen. Detta gäller även för seminarium och events.

Pandemin tvingade evenemangsledare jobba med virtuella evenemang. Detta, precis som skiftet till hemmakontor, var en utmaning samtidigt som en möjlighet med många fördelar.
En av de större fördelarna för arrangörerna har varit kostnadsbesparingarna. Med virtuella events har de kunnat nå ut till fler människor för en bråkdel av det de hade kostat att arrangera ett fysiskt event. Det har även varit en fördel att ha deltagarna registrerade för att sedan kunna spåra och kontakta potentiella kunder.

Många deltagare har också upplevt virtuella events och webinarier som något positivt då de har sparat på reserelaterade kostnader, minskat tid borta från arbete och familj och ökad flexibilitet och möjlighet att planera sin tid. I många fall har man även kunnat se på eventet/webinariet on-demand.

I en studie gjord av Metrigy Research visar de att 63 procent av evenemangsplanerare gått över till att arrangera hydridevenemang under nästa år. En annan studie av Futurum Research visar att 79 procent av evemangsdeltagarna föredrar att ha flexibiliteten att kunna delta både personligen eller virtuellt.
Sett till detta råder det inga tvivel om att evenemang och konferenser kommer, precis som det dagliga arbetet för många organisationer, övergå till en hybridmodell.

För att lyckas med ett hybridevent har Cisco framställt sex viktiga strategier man bör ha med i beaktning om man ska arrangera ett hybrid evenemang;

• Strategi 0 : Innan man börjar se över strategier är det viktigt att tänka på hur och vart man ska investera pengar. Först när man kartlagt detta kan man börja med resten.

• Strategi 1: Bygg upp förväntningar och spänning innan eventet.
  Detta kan påbörjas flera månader innan sändningen. Pre-marketing delen är jätteviktig.

• Strategi 2: Skapa en rolig, enkel och engagerande registreringssida för deltagarna. Både för de som ska delta fysiskt och digitalt.

• Strategi 3: Skapa innehåll som är viktig, personlig och tilltalande. Se till att det är relevant för både de som är med fysiskt och digitalt. Ha tankesättet ”Ett event – Två olika upplevelser”.

• Strategi 4: Få det att handla om deltagarna, inte om dig själv. Det är viktigt att deltagarna känner sig sedda och hörda.

• Strategi 5: Bygg upp ett community så att deltagarna vill komma tillbaka och delta i nästa evenemang. Man kan skapa online communities för deltagarna som varit med digitalt där de kan chatta och interagera efter sändningen.

• Strategi 6: Använd eventet som en utgångspunkt för att fördjupa relationer. Handlingarna efter eventet är lika viktiga som de under eventet. Följ upp deltagarna.