Digitalt årsmöte gav Kungsbacka GK blodad tand för digitalisering

Ett årsmöte på en golfklubb kan vara en speciell tillställning. Många klubbar har många hundra aktiva medlemmar, som alla har åsikter om allt från greenfeeavgifter och starttider till fairwaylängder och bunkersand.

Som i så många andra typer av föreningar är det vanligaste att detta sker på ett fysiskt årsmöte, men under den pågående pandemin har de allra flesta behövt tänka om – och det senaste året har Simplify sett en starkt ökad efterfrågan på digitala medlemsmöten från golfklubbar och andra typer av idrottsföreningar.

– Det är en stark trend, och något som vi nu satsar på att skala upp ytterligare. Digitala medlemsmöten möjliggör förstås att viktiga frågor kan avhandlas även om människor inte kan ses fysiskt, men de har också en annan fördel i att de engagerar fler människor, säger Peter Seignér på Simplify

–Många kanske känner att man inte hinner eller vill åka till klubben för att gå på möte, men att koppla upp sig digitalt och delta på distans känns enklare – och vi ser att det uteslutande leder till fler deltagare än på fysiska möten,

Den anrika golfklubben Kungsbacka GK är en av alla klubbar som i år valt att arrangera sitt årsmöte digitalt. När frågan kom upp på bordet var det naturligt att vända sig till Simplify, som sedan tidigare haft ett framgångsrikt partnerskap med klubben.

– Ska man genomföra den här typen av möten digitalt behöver man de tekniska förutsättningarna för att kunna göra det riktigt bra, och med Simplifys hjälp fick vi ett mycket professionellt och väl fungerande möte, säger Håkan Emqvist, Klubbchef i Kungsbacka GK.

Mötet, som hade runt 130 deltagare, kunde arrangeras med hjälp av hårdvara och videotjänst på plats på Simplifys kontor. Vid den här typen av möten har Simplify en moderator som kan arrangera omröstningar, tysta deltagare som inte pratar, samt fördela ordet till den som räcker upp handen.

– Årsmöten är väldigt viktiga för föreningsdemokratin och det finns många regler man måste följa – och trots att regler och föreningens stadgar inte är anpassade för en digital värld måste jag säga att det fungerat väldigt bra att hålla mötet digitalt. Och där tror jag att en stor del i framgången ligger i att vi faktiskt tog professionell hjälp, säger Håkan Emqvist, och fortsätter:

– Jag ska ärligt säga att vi nog kommer hålla just årsmötet fysiskt igen när det går. Men det här har varit ett fantastiskt substitut, som inspirerat oss till att satsa mer digitalt. Vi vill ta vårt digitala arbete till nästa nivå och ser att vi redan till nästa säsong kommer ha en mycket större andel informationsmöten online i stället för att hålla dem fysiskt.

Även Peter Seignér på Simplify är nöjd över samarbetet:

– Ett digitalt möte med moderator blir både högkvalitativt och effektivt, och man kan förhållandevis enkelt hantera en stor mängd deltagare. Under vintern har vi haft årsmöten för uppemot 400 personer utan problem. Ju fler man blir i mötet desto mer avancerat blir det, men med rätt teknik och erfarna tekniker och moderatorer fungerar det otroligt bra.

Vill du veta mer om hur du kan lyckas med digitala möten? Kontakta oss på hello@simplify.se