Hur du blir digital mötesexpert! De 10 digitala budorden

Digitala möten ökar lavinartat och vi tänkte dela med oss av våra tips och trix för att få mötet att flyga med en gång.

1. Sätt upp allt
Ingen gillar teknisk stress. Sätt upp allt så att du är redo några minuter innan mötet startar. Det är även nu dina lite för högt prissatta hörlurar kommer till användning.

2. Sätt på kameran
Ni vet vad man brukar säga: ”lätt att gömma sig bakom skärmen.” Men för att det ska kännas som ett analogt möte så ska alla sätta på sin kamera. Tänk även på att det inte är någon modeshow – när det är din tur att prata så kollar du in i kameran så att alla kan möta din blick. Ögonkontakt kallas det och gäller även virtuellt.

3. Välkomna alla
Den svenska artigheten råder även online. Så förbered dig på att hälsa alla välkomna och för guds skull: kom ihåg namnen (de står även längst ner!). Låt alla få sin tid i rampljuset och möjligheten att presentera sig själva innan ni sätter igång.

4. Mute, snälla
Vi förstår att du säkert är immun mot dammsugarens susande i andra rummet och barnens vilda lek som ekar genom väggarna. Men för allas trevnad, och framförallt för att alla ska få med sig något värdefullt av mötet, så ber vi dig snällt att stänga av mikrofonen när du inte pratar.

5. Struktur for the win
Om du gillar att winga de analoga mötena får du nog tänka om lite för det digitala mötet. Här är struktur Alpha och den utskrivna agendan Omega. Det är bra att också starta mötet med ett tydligt syfte samt låta någon ta anteckningar.

6. Det här är den riktiga världen
Hade du scrollat på Instagram under ett analogt möte? Skickat mejl eller drömt dig bort och zoomat ut? Om svaret är nej (det borde vara ett nej) så ska du inte göra det under det digitala mötet heller. Här och nu. Nu och här.

7. Öra vs mun
Har ni också kollegor som gärna tar över mötet, omedvetet som medvetet? Det är ni inte ensamma om. Det är här din diplomatiska anda kommer in. Informera alla om att det ska finnas lika mycket tid att lyssna på allas åsikter som att få sin egen igenom. Men vi är ju alla olika, och bland dina högljudda kollegor finns det även de lite mer försiktiga individerna. Se till att fråga dom specifikt om inputs och åsikter så att alla får komma till tals. Kom ihåg: bara för att man är introvert betyder det inte att man inte har något bra att komma med.

8. Split up
Se till att dela upp er. Det kanske är personer som ringer in från olika städer, länder och platser. Så för att få en mer jämställd känsla (ett av de mest använda orden här i Sverige) så borde man sitta en person per dator.

9. Innan alla lämnar
Dålig täckning kan hända alla och även viktiga jobbsamtal som måste tas. Därför är det extra viktigt att köra en sammanfattning av mötet innan alla går offline. Och som den ödmjuka och hjälpsamma kollegan du är: låt alla veta att man kan höra av sig till dig separat om man har någonting man vill lägga till i efterhand. Just det, höll på att glömma den berömda todo-listan: ge alla uppgifter och sätt även upp en deadline innan mötet avslutas.

10. Har ni allt på plats idag?
Skicka in ert behov rakt till hello@simplify.se eller kontakta oss här så ska vi se till att alla tio punkterna rullar på lika smidigt som våra lösningar!